2025年5月2日
法律一般
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内容証明郵便の書き方は？テンプレート書式や例文５つと簡単な出し方
2025/08/29
法律手続
内容証明郵便の書き方を知りたいと悩んでいませんか？
内容証明郵便を出したことがないとどのように書けばいいのか分かりにくいですよね。
内容証明郵便を書く際には、文字数や行数などの書式について基本的なルールがあります。
内容証明郵便には、タイトルを記載したうえで、通知内容や通知人の氏名や住所、被通知人の氏名や住所、作成年月日を記載するのが一般的です。
通知内容は、事案に応じて変わってきますのであなたの事案に応じて、どのように記載するのが適切かを検討する必要があります。
内容証明郵便を出す際には封筒についても自分で用意する必要がありますので、忘れないようにしましょう。
内容証明郵便が書けたら、郵便局に持参して発送の手続きを行うことになります。
ただし、内容証明郵便を書いたり、出したりする際には、いくつか気を付けていただきたい注意点があります。
実は、自分自身で内容証明郵便を出した後にご相談を受けることも多いですが、内容証明郵便を出す前にご相談いただきたかったと感じることが少なくありません。
この記事をとおして、内容証明郵便の書き方に悩んでいる方々に内容証明を出す前に知っておいていただきたいことを分かりやすくお伝えしていくことができれば幸いです。
今回は、内容証明郵便の書き方を説明したうえで、テンプレート書式や例文５つと簡単な出し方を解説していきます。
具体的には、以下の流れで説明していきます。
この記事を読めば、内容証明郵便の書き方がよくわかるはずです。
目次
１章 内容証明郵便の書き方の基本ルール
内容証明郵便を書くときには、郵便局で定められた基本ルールに従う必要があります。
なぜなら、決められた形式を守らなければ受け付けてもらえず、取り扱ってもらえないからです。
例えば、内容証明郵便の書き方について、次のような基本ルールがあります。
このように、内容証明郵便は単に「文面を書くだけ」ではなく、形式や体裁を守ることがとても大切です。
まずはこれらの基本ルールを理解してから作成を進めるようにしましょう。
２章 内容証明郵便の書き方のテンプレート・書式
内容証明郵便は、テンプレート書式を用いることで簡単に作成することができます。
例えば、次のテンプレートを利用すれば、形式を守りながら、必要事項を漏らさず整理しやすくなります。
２－１ 記載内容１：タイトル
内容証明郵便には、まず冒頭に「タイトル」をつけるのが基本です。
タイトルを付けておくことで趣旨が伝わりやすくなりますし、今後証拠として引用する際に特手しやすくなります。
例えば、「御通知」「通知書」「催告書」といった表現を用いるのが一般的です。
とくに決まりはありませんが、簡潔な表現を選ぶのが適切です。
２－２ 記載内容２：通知内容
本文には、相手に何を伝えたいのかを明確に記載します。
なぜなら、通知内容が不明確だと、相手がどう対応すべきかわからず、内容証明の意味がないためです。
例えば、「貸した金を返してほしい」「契約を解除する」「迷惑行為をやめてほしい」など、目的を簡潔に伝えます。
その際、金額・期日・支払方法などの条件を具体的に書くと、トラブルを防ぐことができます。
したがって、通知内容は抽象的ではなく、誰が見ても理解できるよう具体的に書くことが大切です。
２－３ 記載内容３：通知人の氏名・住所・連絡先
内容証明郵便には、通知人（送り主）の情報を記載します。
送り主の氏名や住所を書くことは基本ルールとして必要となりますし、電話番号などの連絡先を記載しておくことでスムーズなやり取りが可能となるためです。
例えば、通知内容を記載した後に、末尾に「通知人」として氏名や住所、連絡先を記載しておくような方法があります。
２－４ 記載内容４：被通知人の氏名・住所
内容証明郵便を受け取る側である被通知人の情報も記載します。
受取人の氏名や住所を書くことは基本ルールとして必要となりますし、誰に対して送付した者なのかが分からないと証拠としても使いにくいためです。
例えば、「〒番号・住所・氏名」を省略せず正確に記載し、宛名には「殿」を付けるのが一般的です。
法人に送る場合は、「●●株式会社 代表取締役●●●●殿」などの記載をします。
２－５ 記載内容５：作成年月日
最後に、内容証明郵便を作成した年月日を記載します。
日付があることで「いつ通知したのか」が明確になり、証拠としての意味が分かりやすくなりますし、証拠としての特定もしやすくなるためです。
例えば、通知内容を記載した後に「令和●年●月●日」などとの記載をしておくことが多いです。
このように、年月日を正確に書いておくことは、後で証拠として利用する際にも大きな意味を持ちます。
３章 事案別！内容証明郵便の書き方の例文
内容証明郵便は、目的によって書き方が大きく変わります。
請求する内容や相手に求める行動が違えば、記載すべき要素も異なるからです。
正しく使い分けることで、相手に誤解なく意思を伝え、後の証拠としても役立ちます。
例えば、以下のような事案で内容証明を送付することがありますので、それぞれについて例文を紹介していきます。
それでは、具体的な例文を順番に見ていきましょう。
３－１ 例文１：貸金の返還請求
貸したお金が返ってこない場合には、返還を求める内容証明を送ることがあります。
明確に金額と返済期限を書き、支払方法を指定することが大切です。
例えば、以下のような記載をすることが通常です。
３－２ 例文２：慰謝料の請求
不法行為やトラブルで精神的苦痛を受けた場合には、慰謝料の請求をすることがあります。
根拠と金額を明確に記載することが大切です。
例えば、以下のような記載をすることが通常です。
３－３ 例文３：業務委託報酬の請求
業務を依頼されて完了したのに報酬が支払われない場合には、業務委託報酬の請求をすることがあります。
契約日や業務内容、金額を明確にすることが重要です。
例えば、以下のような記載をすることが通常です。
３－４ 例文４：契約の解除
契約を終了したい場合には、契約解除の通知を送ることがあります。
契約の特定と解除の意思表示をはっきりさせることが大切です。
例えば、以下のような記載をすることが通常です。
３－５ 例文５：迷惑行為への警告
近隣トラブルや嫌がらせがある場合には、迷惑行為をやめるよう警告する内容証明を送ることがあります。
行為の内容と中止を求める意思を明確に伝えることが大切です。
例えば、以下のような記載をすることが通常です。
４章 内容証明郵便の封筒の書き方
内容証明郵便の封筒は、普通の手紙と同じ形式で書きます。
郵便局において、内容証明を出す場合には封筒を持参する必要があるとの取り扱いがされているため必要となります。
例えば、封筒の表側には受取人の住所と氏名を記載し、裏側には差出人の住所と氏名を記載します。
ただし、重要な注意点として、封筒に封はしてはいけません。郵便局で中身をチェックしてから封を閉じることになるためです。
このように、封筒の形式そのものはシンプルでありとくに難しくありませんが、事前に準備をしておき封筒をしないようにだけ注意しましょう。
なお、封筒については１部で大丈夫です。切手を貼っておく必要はありません。
５章 内容証明郵便の出し方（送り方）
内容証明郵便は、書き上げた後に正しい手順で出す必要があります。
安心して相手に通知を届けるためには、出し方の流れを理解しておくことが大切です。
例えば、内容証明郵便の出し方の手順としては、以下のとおりです。
それでは、順番に見ていきましょう。
５－１ 手順１：３部印刷する
内容証明郵便は、同じ書面を３通作成する必要があります。
なぜなら、１通は相手に送付し、１通は郵便局が保管し、１通は差出人に返却されるからです。
例えば、自分の控え分にも郵便局の受領印が押されるため、後日の証拠資料として非常に重要です。
必ず同一の内容で３通を準備しましょう。
５－２ 手順２：複数ページにわたるときはホッチキス留めして契印をする
書面が複数ページにわたる場合には、ホッチキスで留めて契印を押します。
なぜなら、ページが差し替えられることを防ぎ、全体の真正性を証明するためです。
内容証明郵便の書き方の基本ルールの１つであり、この部分に不備があると取り扱ってもらうことができません。
例えば、ページをまたぐ部分に印鑑を押せば、後から改ざんされたと疑われにくくなります。
内容証明では形式が重視されるため、この作業を怠らないことが大切です。
５－３ 手順３：封筒を用意する
内容証明郵便を出す際には、封筒を用意して持参する必要があります。
封筒には、表に受取人、裏に差出人の住所氏名を書きます。
ただし、事前に封をしてはいけません。郵便局で中身を確認してから封を閉じるためです。
５－４ 手順４：内容証明郵便の取り扱いのある最寄りの郵便局に行く
最後に、内容証明郵便を扱っている郵便局に持参します。
なぜなら、全ての郵便局で取り扱いがあるわけではなく、限られた窓口でしか受付できないからです。
例えば、大きめの郵便局や本局では、内容証明を取り扱っていることが多いです。
最寄りの大きめの郵便局を調べたうえで、内容証明を取り扱っているかを確認するという順で確認していきましょう。
窓口で内容をチェックしてもらい、問題がなければ封を閉じ、料金を払い発送することになります。
なお、窓口では２０分～３０分程度待つことになることが多く、混んでいると１時間程度時間を要することがあります。
郵便局側で形式のチェックを行うためです。
時間に余裕をもって出しに行きましょう
６章 内容証明郵便の書き方の注意点４つ
内容証明郵便を書くときには、いくつかの注意点を知っておく必要があります。
トラブルを防ぐためにも、事前に注意点を把握しておくことが大切です。
例えば、内容証明郵便の書き方の注意点としては、以下の４つがあります。
それでは順番に見ていきましょう。
６－１ 注意点１：弁護士によく相談してから送る
内容証明郵便を送るときは、弁護士に相談してからにすることが重要です。
内容証明は後の裁判などで証拠として利用されるため、自分に不利な材料になってしまうことがあるからです。
例えば、事実関係について誤った記載をしたり、手元の証拠と矛盾する記載をしたりすると、その文書が逆に相手に利用されることがあります。
正しく書けば有利な証拠になることもありますが、誤りがあれば信用性を疑われ、立場を弱める結果になりかねません。
このように、内容証明郵便は有利にも不利にも働く可能性があります。
安心して活用するためには、弁護士によく相談してから送ることが大切です。
６－２ 注意点２：記載内容が真実と証明されるわけではない
内容証明郵便は、記載内容が真実と証明されるわけではありません。
内容証明郵便は「その内容の文書を、いつ誰が送ったか」を郵便局が証明する制度です。
郵便局は内容の正しさまでは確認していません。
例えば、貸金返還を求めて「金●●万円を貸した」と記載しても、その事実自体を郵便局が保証してくれるわけではありません。
証明されるのは「その文書を出した」という事実のみである点を理解しておく必要があります。
６－３ 注意点３：配達証明を付ける
内容証明郵便を発送する際には、配達証明を忘れないようにしましょう。
相手に届いたこと、及び、届いた日を証明するためです。
例えば、配達証明を付けておけば、後日、郵便物等配達証明書が送られておきますので、これを証拠とすることで簡単にいつ届いたか証明できます。
少し追加費用はかかりますが、安心のために必ず付けておくとよいでしょう。
６－４ 注意点４：添付書類などはつけられない
内容証明郵便には、資料や写真などを同封することはできません。
郵便局が証明するのは本文だけで、別の書類を封入すると制度の対象外となってしまうからです。
例えば、証拠写真や示談書を一緒に入れることはできません。
どうしても相手に伝えたい場合には、本文に「ご希望される場合は資料のコピーを差し上げる用意があります」と記載する方法があります。
このように、本文以外のものは同封せず、必要に応じて別の方法で提示しましょう。
７章 内容証明郵便の書き方についてよくある疑問
内容証明郵便の書き方についてよくある疑問としては、以下の３つがあります。
それでは、これらの疑問を順番に解消していきましょう。
７－１ Q１：内容証明郵便の用紙は？
A.内容証明郵便には特別な専用用紙はありません。
郵便局が求めているのは形式と字数・行数のルールであり、紙そのものに指定がないからです。
例えば、Ａ４サイズの普通のコピー用紙を使うのが一般的です。
縦書き・横書きのいずれでもかまいませんが、字数と行数の上限（１行２０字以内・１枚２６行以内など）を守る必要があります。
このように、市販のコピー用紙を使って作成できますので、特別な用紙を探す必要はありません。
７－２ Q２：内容証明郵便の記載を訂正する方法は？
A.内容証明郵便の文中に誤りがあった場合、訂正は可能です。
なぜなら、郵便局では訂正や削除がきちんと確認できるようになっているからです。
例えば、文字を訂正する場合は、該当箇所を二重線で消したうえで欄外に「●字削除」「●字訂正」と記載し、差出人の印鑑を押す方法が必要です。
証拠として残すため、修正液や修正テープの使用はできません。
このように、誤った部分はきちんと読み取れる状態で残し、正式な訂正手続きを踏むことで取り扱ってもらうことができます。
７－３ Q３：電子内容証明郵便を送る方法は？
A.現在では、インターネットから電子内容証明を利用することもできます。
日本郵便が「電子内容証明郵便（ｅ内容証明）」というサービスを提供しているからです。
例えば、専用サイトに登録し、文書を入力すればオンラインで送付でき、控えもデータで保存できます。郵便局に行く必要がなく、自宅や職場から手続きできるため便利です。
このように、電子内容証明を使えば時間や場所にとらわれずに通知を出せますので、忙しい方にも有効な方法です。
電子内容証明については、以下のサイトから新規利用登録をしたうえで利用することができます。
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９章 まとめ
以上のとおり、今回は、内容証明郵便の書き方を説明したうえで、テンプレート書式や例文５つと簡単な出し方を解説しました。
この記事の内容を簡単にまとめると以下のとおりです。
この記事が内容証明郵便の書き方を知りたいと悩んでいる方の助けになれば幸いです。
以下の記事も参考になるはずですので読んでみてください。
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